Blogreeks ‘de juridische gereedschapskist voor ondernemers’

Deel 2: Algemene Voorwaarden

In onze blogreeks ‘De juridische gereedschapskist voor ondernemers’ bieden wij praktische handvatten om de dagelijkse bedrijfsvoering juridisch sterker, efficiënter en risicobestendiger te maken. In ieder deel behandelen we een onderwerp waar u als ondernemer mee te maken kunt krijgen — inclusief concrete tips.

In dit tweede deel behandelen we een onderwerp waar vrijwel iedere ondernemer mee werkt en waar wij in de praktijk toch regelmatig misstappen mee zien: algemene voorwaarden.

Waarom algemene voorwaarden belangrijk zijn

Algemene voorwaarden besparen tijd en kosten; u hoeft niet bij iedere transactie opnieuw over alle voorwaarden te onderhandelen. Toch kent het gebruik ervan ook valkuilen. Algemene voorwaarden worden eenzijdig door ondernemers opgesteld, waardoor de neiging kan ontstaan de eigen positie té sterk te beschermen. Als daardoor het evenwicht tussen onderneming en klant wordt verstoord, kunnen bepalingen ‘onredelijk bezwarend’ zijn en daardoor vernietigbaar. Het risico van vernietiging geldt zeker ten aanzien van consumenten en voor bepalingen die voorkomen op de zogenoemde zwarte of grijze lijst.

Worden uw voorwaarden (of specifieke bepalingen daarin) vernietigd, dan kunt u zich er in een geschil niet op beroepen. Dat brengt onzekerheid mee en kan vervelende gevolgen hebben. Zorg daarom voor evenwichtige voorwaarden, en let – zeker als u met consumenten werkt – goed op de zwarte en grijze lijst.

Stappenplan: verzekeren dat uw algemene voorwaarden gelden

Met een goed opgestelde set algemene voorwaarden bent u er nog niet. Om ze daadwerkelijk te kunnen inroepen, moeten de volgende drie stappen worden gevolgd:

stap 1.De algemene voorwaarden van toepassing verklaren;

stap 2.De algemene voorwaarden ter hand stellen;

stap 3.Zorgen voor acceptatie door de klant.

stap 1: Het van toepassing verklaren van algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden moeten uitdrukkelijk én vóór of bij het sluiten van de overeenkomst van toepassing worden verklaard. Doe dit bij voorkeur schriftelijk, zodat u later de toepasbaarheid kunt aantonen. Indien u een offerte uitbrengt (digitaal of fysiek) kunt u hier bijvoorbeeld op vermelden dat de opgestelde algemene voorwaarden op de overeenkomst van toepassing zijn. Wanneer u geen offerte gebruikt, kunt u denken aan een dergelijke vermelding in een mail aan de klant.

Indien u met een zakelijke klant contracteert, is bovendien van belang om af te spreken dat eventuele voorwaarden van die klant zelf niet van toepassing zijn op de te sluiten overeenkomst.

stap 2: Het ter beschikking stellen van de algemene voorwaarden

Het enkel van toepassing verklaren is niet voldoende: de klant moet een redelijke mogelijkheid krijgen om van de voorwaarden kennis te nemen.

Als u de overeenkomst digitaal sluit, dan kunt u ten tijde van het sluiten van de overeenkomst verwijzen naar bijvoorbeeld een link waar de algemene voorwaarden te raadplegen en te downloaden zijn. Die link kan geplaatst worden in de offerte of in de mail. Een algemene verwijzing naar een eventuele website waarop de voorwaarden te vinden zouden zijn, is niet voldoende.

Het is van belang dat uw voorwaarden te downloaden zijn (bijvoorbeeld als pdf-bestand) zodat de klant deze kan opslaan om er later kennis van te nemen. Bij contracteren via de e-mail verdient het aanbeveling om de voorwaarden meteen als pdf-bestand bij te voegen.

Als u de overeenkomst niet digitaal sluit, dan zult u bij het sluiten van de overeenkomst een papieren versie van uw voorwaarden aan de klant ter hand moeten stellen.

stap 3: Acceptatie van de algemene voorwaarden

Vervolgens dienen de algemene voorwaarden door de klant te worden geaccepteerd. Dat kan op uitdrukkelijke wijze, bijvoorbeeld door ondertekening, of op stilzwijgende wijze, bijvoorbeeld wanneer de klant niet protesteert en de overeenkomst wel uitvoert.

Het verdient aanbeveling om de algemene voorwaarden uitdrukkelijk te laten accepteren, zodat eventuele latere discussies worden voorkomen.

Tot slot

Hoewel het gebruik van algemene voorwaarden eenvoudig lijkt, zien wij in de praktijk regelmatig dat het misgaat – met soms kostbare gevolgen. Door bovengenoemde stappen consequent te volgen, voorkomt u discussie over de toepasselijkheid van uw voorwaarden op de momenten dat u ze het hardst nodig heeft.

Wilt u uw algemene voorwaarden laten controleren, actualiseren of opstellen? U kunt met ons contact opnemen via 050 – 313 64 16 of info@benkadvocaten.nl.