Blogreeks ‘de juridische gereedschapskist voor ondernemers’

Deel 1: De voorbereiding op het sluiten van een overeenkomst

Via de blogreeks ‘De juridische gereedschapskist voor ondernemers’ bieden wij u praktische handvatten en tips om de dagelijkse bedrijfsvoering van uw onderneming juridisch sterker en efficiënter te maken. Ieder blog behandelt een onderwerp waar u als ondernemer mee te maken kunt krijgen en bevat praktische tips.

We starten deze blogreeks bij het sluiten van de overeenkomst; een bepalend moment. Wanneer de goede voorvragen zijn gesteld en de overeenkomst een sterke juridische basis heeft, kunnen veel toekomstige problemen worden voorkomen. In deze blog bespreken we drie eenvoudige checks die je als ondernemer helpen om juridisch betere overeenkomsten te sluiten.

Check 1: Is de ondertekenaar vertegenwoordigingsbevoegd?

Voordat u een overeenkomst met een onderneming sluit is het belangrijk om te controleren wie bevoegd is om de onderneming te vertegenwoordigen. Uitgangspunt is namelijk dat alleen vertegenwoordigingsbevoegde personen de onderneming kunnen binden.

Bevoegde personen

Binnen een onderneming zijn over het algemeen de bestuurders of in het geval van een personenvennootschap degenen die de onderneming leiden, zowel individueel als gezamenlijk vertegenwoordigingsbevoegd. In het Handelsregister is in te zien wie deze personen zijn en of deze bevoegdheid is beperkt.

In de praktijk wordt vaak een ‘tweehandtekeningen-clausule’ opgenomen. Dat houdt in dat bijvoorbeeld twee bestuurders alleen gezamenlijk bevoegd zijn. De vertegenwoordigingsbevoegdheid kan ook zijn beperkt tot een bepaald bedrag.

Ook medewerkers binnen een bedrijf kunnen vertegenwoordigingsbevoegd zijn. Dat gebeurt door uitdrukkelijke of stilzwijgende volmacht verlening, vaak voor het sluiten van specifieke overeenkomsten. Deze volmacht kan bijvoorbeeld voortvloeien uit de functie die een medewerker binnen het bedrijf heeft en de werkzaamheden die in het kader van die functie moeten worden verricht.

Wanneer een medewerker tekent en zijn bevoegdheid niet duidelijk uit zijn functie blijkt, controleer dan altijd of een vertegenwoordigingsbevoegde persoon (volgens het Handelsregister) bekend is met de overeenkomst. Leg deze bekendheid idealiter schriftelijk vast.

De ondertekenaar blijkt toch onbevoegd?

Wat als de ondertekenaar van de overeenkomst toch onbevoegd blijkt? De overeenkomst is daardoor niet gelijk ongeldig, maar onbevoegdheid kan tot ingewikkelde juridische discussies leiden. Het is dan maar de vraag of u zich bij problemen tot de onderneming kunt richten. U kunt veel problemen voorkomen door vooraf na te gaan of iemand vertegenwoordigingsbevoegd is.

Check 2: Staan de juiste partijnamen opgenomen in de overeenkomst?

De tweede check lijkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk komt het geregeld voor dat onduidelijk is met welke entiteit de overeenkomst precies is gesloten. Dat levert problemen op wanneer er achteraf sprake is van een geschil, wanbetaling of een aansprakelijkheidskwestie.

Onduidelijkheid over de contractspartij ligt met name op de loer wanneer een onderneming meerdere werkmaatschappijen, handelsnamen of activiteiten heeft.

Neem in de overeenkomst daarom altijd duidelijk op wie de contractspartijen zijn. Gebruik daarbij:

• De statutaire naam zoals die in het Handelsregister staat;
• Het KvK-nummer;
• Eventueel het vestigingsadres.

Check 3: Heeft u te maken met een zakelijke klant (B2B) of een consument (B2C)?

Voor ondernemers die ook regelmatig overeenkomsten sluiten met consumenten is het van belang om na te gaan of iemand een overeenkomst zakelijk of als particulier aangaat. Er zit namelijk een verschil in de vereisten voor een B2B en een B2C overeenkomst. Wanneer de overeenkomst als consument is aangegaan moet de consument voor het sluiten van de overeenkomst op diverse informatie worden gewezen. Welke informatie exact moet worden gegeven is afhankelijk van het type overeenkomst dat wordt gesloten.

Wanneer de overeenkomst wordt gesloten binnen de verkoopruimte, dus bijvoorbeeld in een winkel, dient de consument onder meer gewezen te worden op de totale prijs van de zaak of diensten, de wijze van betaling en levering, de duur van de overeenkomst en de mogelijkheden tot opzeggen.

Zodra de overeenkomst online is gesloten via een georganiseerd systeem voor verkoop of dienstverlening of bij de consument thuis moet aan meer informatieverplichtingen worden voldaan. De consument moet bijvoorbeeld uitdrukkelijk worden gewezen op zijn recht om de overeenkomst kosteloos en zonder opgave van redenen binnen 14 dagen te kunnen herroepen.

Ontbreekt informatie? Dan kan dat nadelige gevolgen voor u hebben. Ga daarom goed na aan welke informatieverplichtingen u moet voldoen en leef deze na.

Conclusie

Door vóór het sluiten van een overeenkomst een aantal standaard korte checks te doen voorkomt u problemen achteraf. Voornoemde stappen zijn daarom onmisbaar in de juridische gereedschapskist van de ondernemer.

In de volgende blog van deze reeks zal worden ingegaan op een veel besproken, maar voor de praktijk erg belangrijk onderwerp: de toepasselijkheid van algemene voorwaarden.

Wilt u uw contracten laten controleren of heeft u vragen? U kunt contact opnemen via 050-313 64 16 of info@benkadvocaten.nl.