Een fout in de besluitvorming: wat betekent dat voor uw organisatie?

U bent bestuurder van een organisatie en besluit met uw medebestuurders namens de B.V. een bedrijfspand te kopen of benoemt voor uw vereniging (van eigenaren) een nieuwe bestuurder. Pas achteraf blijkt dat een vereiste van de goedkeuring van de algemene vergadering of raad van commissarissen ontbreekt. Kan dat nog worden hersteld? En wat betekent dit voor het genomen besluit?

Een fout in de besluitvorming kan nadelige gevolgen hebben voor uw organisatie én voor u als bestuurder zelf.

Niet elke fout heeft dezelfde gevolgen

Voor besluiten van organisaties zoals een B.V., vereniging of stichting gelden regels uit de wet en doorgaans uit de statuten. Hierbij valt te denken aan goedkeuringen, quorumvereisten of stemverhoudingen. Worden deze regels niet nageleefd, dan kan dat gevolgen hebben voor de geldigheid van het besluit. Soms kan een besluit door de rechter worden vernietigd. In andere gevallen is het besluit van meet af aan ongeldig.

Wat zijn de gevolgen van een ongeldig besluit?

Een ongeldig besluit kan binnen de organisatie voor onzekerheid zorgen. Stel dat een bestuurder wordt benoemd op basis van een besluit dat achteraf niet geldig blijkt te zijn. Dan kan de vraag ontstaan of die bestuurder juridisch wel bestuurder is geworden. Vervolgens kan discussie ontstaan over besluiten die hij of zij later heeft genomen.

Eén fout in de besluitvorming kan daardoor een kettingreactie veroorzaken. Ook kunnen bestuurders onder omstandigheden het verwijt krijgen dat zij hun taak onbehoorlijk hebben vervuld, met mogelijke aansprakelijkheidskwesties tot gevolg.

Hoe zit het met overeenkomsten met derden die gebaseerd zijn op ongeldige besluiten?

Een gebrek in de interne besluitvorming betekent niet automatisch dat alle handelingen die daarop zijn gebaseerd ongeldig zijn; de vraag of een besluit geldig is, moet worden onderscheiden van de vraag of een overeenkomst met een derde geldig tot stand is gekomen. Daarbij kunnen onder meer de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de bestuurders en de goede trouw van de derde een belangrijke rol spelen.

Het voorgaande neemt niet weg dat een gebrekkig besluit ook extern tot discussies en onzekerheid kan leiden. Alleen al daarom is het verstandig om vooraf goed te controleren welke formele vereisten gelden.

Kan een fout nog worden hersteld?

Soms kan een fout nog worden hersteld. Wanneer een besluit is genomen zonder een voorgeschreven voorafgaande goedkeuring van bijvoorbeeld de algemene vergadering of de raad van commissarissen, kan bekrachtiging mogelijk uitkomst bieden. Het orgaan dat ten onrechte is gepasseerd, kan dan alsnog de ontbrekende goedkeuring verlenen. Onder voorwaarden kan daarmee het gebrek worden hersteld.

Of bekrachtiging daadwerkelijk mogelijk is, hangt af van de aard van het gebrek en de omstandigheden van het geval.

Voorkomen is beter dan herstellen

Een formele fout lijkt vaak een detail. In de praktijk kan zo’n fout echter grote gevolgen hebben. Benoemingen kunnen ter discussie komen te staan, bestuurders kunnen worden geconfronteerd met aansprakelijkheidsvragen en ook naar buiten toe kan onzekerheid ontstaan.

Controleer daarom vóór belangrijke besluiten altijd welke eisen de wet en de statuten stellen. Is voorafgaande goedkeuring nodig? Geldt een quorum? Is de juiste procedure gevolgd?

Twijfelt u of een voorgenomen besluit op de juiste manier tot stand komt? Of vraagt u zich af of een eerder genomen besluit nog kan worden gerepareerd? Neem dan gerust contact op met een van onze advocaten.